स्प्रैडशीट (लिब्रेऑफिस कैल्क)

परिचय

स्प्रैडशीट कैल्क (Calc) लिब्रेऑफिस सॉफ्टवेयर का कम्पोनेंट (Component) है| स्प्रैडशीट में संख्यात्मक डाटा इन्सर्ट कर सकते है और फिर इस डाटा को मैनिपुलेट (Manipulate) करके निश्चित परिणाम ज्ञात कर सकते है| स्प्रैडशीट में फॉर्मेटिंग करने के लिए राइटर डॉक्यूमेंट की भाति कई टूलबार उपलब्ध होते हैं| यह स्प्रैडशीट प्रोग्राम डाटा को व्यवस्थित करने, कैलकुलेशन पूरी करने, ग्राफ, चार्ट आदि की सहायता से डाटा प्रदर्शित करने की सुविधा प्रदान करता है|

कैल्क की मुख्य विशेषताएँ निम्नलिखित हैं-

1. यह फंक्शन, फॉर्मूला बनाने के लिए उपयोग में आता है, जो डाटा पर जटिल गणना करता हैं|

2. डायनमिक (Dynamic) ग्राफ 2D और 3D ग्राफ की विस्तृत रेंज हैं|

3. मैक्रोज (Macros) पुनरावृत्तीय टास्क (Repeated Task) को रिकॉर्ड और पूरा करने के लिए होता है|

4. कैल्क, स्प्रैडशीट को खोलने, एडिट (Edit) करने और सेव (Save) करने की क्षमता रखता है|

5. स्प्रैडशीट को मल्टीपल फॉर्मेट्स जैसे- HTML, CSV, PDF और पोस्टस्क्रिप्ट आदि में इम्पोर्ट (Import) और एक्सपोर्ट (Export) कर सकते हैं|

स्प्रैडशीट के अवयव (Elements of Spreadsheet)

  • स्प्रैडशीट अथवा वर्कशीट एक इलेक्ट्रॉनिक डॉक्यूमेंट है, जिसमें डाटा को रॉ तथा कॉलम के रूप में व्यवस्थित किया जाता है| प्रत्येक वर्कशीट 1048576 रॉ तथा 1024 कॉलम को सम्मिलित करती है|
  • रॉ तथा कॉलम का प्रतिच्छेदन (Intersection) बिन्दु सैल (Cell) कहलाता है| यह नम्बर, फॉर्मूला, टैक्स्ट, डेट, टाइम इत्यादि को शामिल करता है|
  • फॉर्मूला एक समीकरण (Equation) है, जो प्रदर्शित की गई वैल्यू को कैलकुलेट करता है| फॉर्मूला हमेशा = (Equal to) चिन्ह से प्रारम्भ होता है|
  • सैल प्वॉइंटर एक बाउंड्री है, जो सक्रिय सैल की स्थिति को स्पेसीफाई (Specify) करती है|
  • सैल एड्रेस रॉ (Row) तथा कॉलम (Column) के नाम के संयोग (Combination) से बना होता है|
    उदाहरण- C2 जहाँ, C कॉलम लेबल तथा 2 रॉ नम्बर है|

लिब्रेऑफिस कैल्क स्प्रैडशीट को खोलना (Opening of LibreOffice Calc Spreadsheet)

लिब्रेऑफिस कैल्क स्प्रैडशीट को खोलने के लिए निम्न स्टेप्स का प्रयोग करें-

1. Start-> All Programs-> LibreOffice 6.2-> LibreOffice Calc पर क्लिक करें|

2. ऐसा करते ही यह लिब्रेऑफिस कैल्क को ब्लैंक स्प्रैडशीट के साथ प्रदर्शित करेगा| बाय डिफॉल्ट इसका नाम Untitled 1 तथा एक्सटेंशन .ods होगा|

स्प्रैडशीट की मुख्य विण्डो के विभिन्न अवयवों का वर्णन निम्न प्रकार है-

(i) टाइटल बार (Title Bar) यह खुली हुई विण्डो के सबसे ऊपर स्थित होता है| इसमें वर्तमान में खुले वर्कबुक का नाम प्रदर्शित होता है| इसमें दाएँ कोने पर तीन कंट्रोल बटन Minimize, Restore तथा Close होते हैं|

(ii) फॉर्मूला बार (Formula Bar) फॉर्मेटिंग टूल बार के नीचे तथा कॉलम बॉक्स (Column Box) के ऊपर फॉर्मूला बार स्थित होता है| जब किसी सेल में डाटा प्रविष्ट (Enter) किया जाता है, तो वह डाटा उस सैल के साथ फॉर्मूला बार में भी दिखाई देता है|

(iii) नेम बॉक्स (Name Box) यह फॉर्मूला बार के बाईं ओर स्थित होता है| यह सेल रेफरेन्स (Reference) यह सक्रिय सेल के नाम से नाम को प्रदर्शित करता है|

(iv) वर्कशीट (Worksheet) कैल्क वर्कशीट को सम्मिलित करता है| प्रत्येक वर्कशीट रॉ तथा कॉलम को सम्मिलित करती है| फॉर्मूला बार के नीचे का विशाल भाग वर्कशीट एरिया होता है| यह अनेक रॉज एवं कॉलमों में विभाजित होता है| इसके ऊपर एक सीधी पट्टी होती है जिस पर कॉलम नेम (A,B,C,.......) तथा बाईं ओर एक ऊर्ध्वाधर (Vertical) पट्टी होती है जिस पर रॉ (Row) नम्बर (1,2,3,......) लिखे होते हैं|

(v) वर्कबुक (Workbook) कैल्क की फाइल को वर्कबुक भी कहते हैं| प्रत्येक वर्कबुक अनेक वर्कबुक से मिलकर बनी होती हैं| बाय डिफॉल्ट एक वर्कबुक में एक वर्कशीट होती है|

(vi) कॉलम लेटर (Column Letter) कॉलम वर्कशीट में ऊर्ध्वाधर (Vertical) होते हैं और प्रत्येक कॉलम, हैडर में लेटर से प्रदर्शित होता है|

(vii) रॉ नम्बर (Row Number) वर्कशीट पर रॉ क्षैतिज (Horizontal) होती है और प्रत्येक रॉ हैडर में नम्बर से प्रदर्शित होती है|

(viii) एक्टिव सैल (Active Cell) यह सैल काले बॉर्डर के साथ प्रदर्शित होता है| डाटा हमेशा एक्टिव सैल में एंटर किया जाता है|

(ix) शीट टैब (Sheet Tab) क्षैतिज (Horizontal) स्क्रॉल बार के नीचे शीट टैब होती है, जिस पर किसी वर्कबुक की कुल शीट्स डिस्प्ले होती हैं| इस टैब के बाई ओर चार बॉक्स होते हैं, इन्हें वर्कशीट स्क्रॉल बटन कहते हैं इनके उपयोग से वर्कशीट टैब को आगे-पीछे मूव किया जा सकता है तथा एक + चिन्ह होता है, जिस पर क्लिक करके अन्य वर्कशीट को जोड़ा जा सकता है|

(x) स्टेटस बार (Status Bar) वर्कशीट पर सबसे नीचे स्थित टैब को स्टेटस बार कहते हैं| इस स्टेटस बार पर विभिन्न विकल्प (Options) प्रदर्शित होते हैं|

नोट- वर्कशीट की रेन्ज सैलों के संग्रह को संदर्भित करती है|

(xi) मेन्यू बार (Menu Bar) यह टाइटल बार के नीचे स्थित होता है| यूजर जब किसी मेन्यू को चुनते हैं, तो उसका सब-मेन्यू (Sub-menu) अन्य विकल्पों के साथ प्रदर्शित होता है|

मेन्यू बार के कुछ मुख्य विकल्प/टैब निम्न प्रकार हैं

  • File इस टैब में ऐसे विकल्प होते हैं, जो पूरे डॉक्यूमेण्ट पर एप्लाई होते हैं, जैसे- New, Open, Save, Print आदि|
  • Edit इस टैब में डॉक्यूमेण्ट को एडिट करने के लिए कमाण्ड शामिल है, जैसे- Undo, Redo, Cut, Copy, Paste, Find & Replace आदि|
  • View इसमें कैल्क यूजर इंटरफेस को मॉडिफाई करने के लिए कमाण्ड शामिल है, जैसे- Page Break, Formula Bar, Status Bar, Freeze Cells आदि|
  • Insert इस टैब में स्प्रैडशीट में एलीमेण्ट इन्सर्ट करने से सम्बन्धित विकल्प होते हैं, जैसे- Chart, Function, Hyperlink, Headers and Footers आदि|
  • Format इसमें स्प्रैडशीट के लेआउट (Layout) को मॉडिफाई करने से सम्बन्धित विकल्प शामिल होते हैं, जैसे- Align, Text, Merge Cells आदि|
  • Styles इस टैब में Footnote, Heading आदि विकल्प शामिल होते हैं|
  • Sheet इस टैब में हैण्डल करने के लिए सबसे अधिक प्रयोग किए जाने वाले कमाण्ड शामिल हैं, जैसे- Insert Cells, Insert Rows, Insert Columns आदि|
  • Data इसमें स्प्रैडशीट के डाटा को मैनुपुलेट करने के लिए कमाण्ड शामिल हैं, जैसे- Sort, Pivot Table, AutoFilter आदि|
  • Tools इसमें स्प्रैडशीट को जाँचने और अनुकूलित (Customize) करने में सहायता करने के लिए विभिन्न विकल्प शामिल है, जैसे- Spelling, Language, AutoCorrect Options, Macros आदि|
  • Window यह टैब विण्डो डिस्प्ले करने से सम्बन्धित विकल्प प्रदर्शित करता है, जैसे- New Window, Close Window आदि|
  • Help यह टैब LibreOffice Help, Send Feedback, About LibreOffice आदि विकल्प प्रदर्शित करता है|

(xii) टूलबार्स (Toolbars) मेन्यू बार के नीचे 2 टूलबार्स (Toolbars) स्टैण्डर्ड टूलबार और फॉर्मेटिंग टूलबार होते हैं| इन टूलबार्स (Toolbars) पर स्थित आइकन्स (Icons) या विकल्प (Options) सामान्य कमाण्ड्स एवं फंक्शन्स की एक विस्तृत श्रेणी प्रदान करते हैं|

(xiii) स्टैण्डर्ड टूलबार (Standard Toolbar) यह मेन्यू बार के नीचे प्रदर्शित होता है और New, Save, Open, Print इत्यादि विकल्प शामिल करता है|

(xiv) फॉर्मेटिंग टूलबार (Formating Toolbar) यह स्टैण्डर्ड टूलबार के नीचे प्रदर्शित होता है और Font Name, Font Size, Bold, Italic इत्यादि विकल्प शामिल करता है|

(xv) साइडबार (Sidebar) यह स्प्रैडशीट विण्डो के दाईं ओर स्थित होता है या View -> Sidebar| यह राइटर के साइड बार के समान है| इसमें पाँच डैक (Deck) शामिल है, जैसे- Properties, Styles, Gallery, Navigator तथा Functions| प्रत्येक डैक का सम्बन्धित आइकन होता है, जिससे आप उनके बीच स्विच कर सकते हैं| Next

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